Gestão de Atividades - Segredos de como fazer bem!

Gestão de Atividades é à distribuição e ao controle de tarefas e com gestão, o líder da equipe identifica o que precisa ser feito e os recursos necessários.

Uma boa gestão de atividades também possibilita a cobrança do cumprimento, das quantidades, qualidades e dos prazos estipulados para as respectivas atividades.


Reflexão: “O que não é medido não pode ser gerenciado! Não podemos ficar na subjetividade quando falamos de execução das atividades na operação do negócio.

Veja os benefícios na prática:

• fazer as entregas no prazo certo;
• aumentar sua produtividade;
• otimizar o seu tempo.

Além disso, você também gera benefícios para a sua vida pessoal, evitando problemas como:

• menos estresse;
• frustração por não terminar demandas;
• problemas de saúde com o grande volumes de coisas a fazer.


Cinco excelentes motivos para implantar a gestão de atividades:

1 - Dividir o trabalho de forma mais equilibrada;
2 - Realizar as atividades prioritárias em detrimento das atividades menos relevantes;
3 - Alcançar metas mais facilmente;
4 - Permitir um melhor acompanhamento das atividades;
5 - Aumentar o número de atividades finalizadas no prazo e nas condições estipuladas.


Como fazer a gestão de atividades em uma empresa?

A gestão de atividades funciona de forma paralela aos demais processos existentes, isto é, a partir da entrada de uma demanda (entregar pedido, resolver problema, fechar negocio, etc.), surge a necessidade de organizar, acompanhar e controlar o que será feito no nível de atividades.

Em 3 passos simples:

1 – Priorização: em que o líder define qual é a ordem de execução das atividades e o que pode ser descartado, caso não faça sentido ou agregue valor para o negócio ou cliente;

Exemplo de priorização: Prioridade Alta | Prioridade Media | Prioridade Baixa

Quero deixar uma dica especial. Procure ter menos atividades com prioridade alta.

2 – Delegação: em que o responsável separa as atividades e designa o profissional mais indicado ou preparado para sua execução, bem como os recursos necessários;

Atenção: Devemos ser criteriosos na escolha do profissional, usando de equidade para uma melhor distribuição das atividades;

3 – Controle: em que o líder acompanha o andamento das atividades, verificando se as condições estabelecidas estão sendo cumpridas.



Vamos para pratica?

Para ajudar nessa tarefa de gestão de atividades e aproveitar ao máximo o tempo disponível aumentando sua produtividade, segue sugestão de ferramenta.

Trello – software que utiliza a metodologia kanban, com blocos temáticos e ótimo para administrar projetos.

Você pode usar a ferramenta Trello e elaborar um Kanban padrão TODO | DOING| DONE.

Saiba mais no website do Trello: https://blog.trello.com/br/metodo-kanban

Boa noticia: Trello tem uma versão gratuita


Conclusão

Conforme compartilhado nesse artigo, aprender a gerenciar as atividades não é sinônimo de encontrar maneiras de trabalhar mais ou ter controle, mas sim de fazer o uso correto do tempo que se tem.

Muito importante não esquecer dessa dica final: Faça a implantação da gestão de atividades em seu negócio de forma gradativa, principalmente se o seu time tem baixa maturidade.



Frases de pensadores..

- "Um bom chefe faz com que homens comuns façam coisas incomuns".
Peter Drucker

- "Basicamente, a Gestão significa influenciar a ação. Gestão é sobre ajudar as organizações e as unidades fazerem o que tem que ser feito, o que significa ação".
Henry Mintzberg

- "Os bons líderes se realizam orquestrando o trabalho de sua equipe, formando novos líderes e eletrizando positivamente o ambiente de trabalho".
Aristeu Silveira